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Vereinbarung über E-Mail-Postfach bei Ausscheiden eines Mitarbeiters

In der heutigen Zeit haben fast alle Mitarbeiter Zugriff auf ein E-Mail-Postfach des Arbeitgebers und ein eigenes personalisiertes E-Mail-Postfach.

Probleme bereitet dies in der Regel erst, wenn das Arbeitsverhältnis endet. Dann stellt sich immer wieder die Frage:

„Darf ich auf die E-Mails meines Arbeitnehmers zugreifen?“ oder „Darf mein Chef einfach meine E-Mails lesen und unter meiner E-Mailadresse E-Mails versenden/empfangen?“

Die Einsichtnahme ist unproblematisch, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung untersagt hat. Dann kann der Arbeitgeber gezielt nach geschäftlichen E-Mails suchen.

Wenn die private Nutzung jedoch erlaubt war, dann stellt sich zur Zeit immer noch die bisher nicht höchstrichterlich entschiedene Frage, ob ein Arbeitgeber in diesem Falle als Telekommunikationsanbieter fungiert und damit das Fernmeldegeheimnis nach § 88 Abs. 2 S. 1 TKG gilt. Bei einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses würde sich der Arbeitgeber demnach strafbar machen.

Deswegen sollte ein Arbeitgeber ausscheidende Mitarbeiter dazu verpflichten, alle privaten E-Mails aus dem Account zu entfernen – sofern nicht schon die Privatnutzung ausgeschlossen war. Sodann kann der Arbeitgeber ungestraft auf die noch verbliebenen (geschäftlichen) E-Mails zugreifen.

Nutzung des Accounts des ehemaligen Mitarbeiters

Bisher nicht höchstrichterlich geklärt ist auch, ob und wie lange der Arbeitgeber die E-Mailaderesse eines ausgeschiedenen Mitarbeiters nutzen darf.

Hierbei ist allein schon die Einstellung einer automatischen Antwort per E-Mail problematisch, da bei einer personalisierten(Vorname/Nachname) E-Mailadresse personenbezogene Daten übermittelt werden. Dies gilt auch für automatische Weiterleitungen von E-Mails, die noch an den ehemaligen Account übersandt werden. Diese Probleme bestehen allerdings nur bei einer vormals zulässigen Privatnutzung.

Der Arbeitgeber hat grundsätzlich ein Interesse daran, das E-Mail-Postfach des Mitarbeiter zumindest noch eine gewisse Zeit lang weiter zu nutzen, damit eingehende E-Mails von Kunden und Geschäftspartnern weiter empfangen und bearbeitet werden können.

Deswegen sollte es inzwischen unabdingbar sein, mit dem ausscheidenden Mitarbeiter eine Vereinbarung zu treffen, so dass der Arbeitgeber auf das E-Mail-Postfach zugreifen, es – zumindest eine Zeit lang – noch weiter nutzen oder zumindest die E-Mails automatisch weiterleiten darf.

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