Jede Personalentscheidung hat heute eine datenschutzrechtliche Seite: die Einführung einer neuen HR-Software, die Kontrolle dienstlicher E-Mails, das Bewerbungsverfahren, die Regelung von Home-Office. Wer nur das Arbeitsrecht kennt, übersieht die DSGVO. Wer nur den Datenschutz kennt, übersieht den Betriebsrat.
Wir bündeln beide Disziplinen unter einem Dach. Unsere Beratung im Beschäftigtendatenschutz verbindet arbeitsrechtliche Erfahrung, insbesondere im Betriebsverfassungsrecht, mit zertifizierter Datenschutzexpertise. Unternehmen, Personalabteilungen und Betriebsräte erhalten bei uns eine Antwort statt zwei Gutachten.
Warum beide Disziplinen zusammengehören
Der Beschäftigtendatenschutz liegt genau auf der Schnittstelle: § 26 BDSG und Art. 88 DSGVO regeln, wann Beschäftigtendaten verarbeitet werden dürfen. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind. In der Praxis betrifft das nahezu jede moderne Software.
Dazu kommt eine Rechtsprechung, die sich schnell entwickelt. Der EuGH hat die Anforderungen an Betriebsvereinbarungen als Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung deutlich verschärft (Urteil vom 19.12.2024, C-65/23). Viele bestehende Betriebsvereinbarungen halten diesen Maßstäben nicht mehr stand. Das Bundesarbeitsgericht hat zudem Schadensersatzansprüche von Bewerbern und Beschäftigten nach Art. 82 DSGVO konkretisiert. Fehler kosten hier nicht nur Bußgelder, sondern zunehmend auch Schadensersatz.
Betriebsvereinbarungen und Betriebsverfassungsrecht
Unsere besondere Stärke liegt im Betriebsverfassungsrecht. Wir gestalten und verhandeln Betriebsvereinbarungen, die beides leisten: die Mitbestimmung des Betriebsrats sauber abbilden und zugleich als tragfähige Rechtsgrundlage nach Art. 88 DSGVO funktionieren.
Typische Konstellationen:
- IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen für die gesamte Systemlandschaft
- Einführung neuer Software: HR-Systeme, Microsoft 365, Kollaborationstools, KI-Anwendungen
- Betriebsvereinbarungen zu Zeiterfassung, Videoüberwachung und Ortungssystemen
- Prüfung bestehender Betriebsvereinbarungen nach den verschärften EuGH-Vorgaben
- Verhandlungsführung mit dem Betriebsrat bis hin zur Einigungsstelle
- Beratung von Betriebsräten zu datenschutzrelevanten Vorhaben des Arbeitgebers
New Work: Wo Arbeitsrecht und Datenschutz aufeinandertreffen
Hybrides Arbeiten, mobile Teams, KI im Arbeitsalltag: Die neue Arbeitswelt wirft Fragen auf, die sich nur mit beiden Rechtsgebieten zugleich beantworten lassen. Wir beraten bei:
- Home-Office und mobiler Arbeit: Vereinbarungen, Datensicherheit, Kontrollrechte des Arbeitgebers
- Workation und Arbeit aus dem Ausland, einschließlich der datenschutzrechtlichen Folgen von Drittlandübermittlungen
- Bring Your Own Device und der Trennung privater und dienstlicher Daten
- Zeiterfassung nach den Vorgaben von EuGH und Bundesarbeitsgericht
- Monitoring und Leistungskontrolle in verteilten Teams: Was ist zulässig, was nicht?
- Einsatz von KI-Tools durch Beschäftigte: Richtlinien, Mitbestimmung, Datenschutzfolgenabschätzung
Datenschutz in der Personalabteilung
HR-Abteilungen verarbeiten die sensibelsten Daten im Unternehmen, vom Bewerbungseingang bis zum Zeugnis. Wir unterstützen Personalabteilungen dabei, arbeitsrechtlich sauber und datenschutzkonform zu arbeiten:
- Bewerberdatenschutz: Background-Checks, Internet-Recherchen über Bewerber, Talent-Pools, Aufbewahrungsfristen
- Digitale Personalakte: Aufbau, Zugriffskonzepte, Löschkonzepte
- Auskunftsansprüche von Beschäftigten nach Art. 15 DSGVO, einschließlich E-Mails und HR-Notizen
- Kontrolle dienstlicher E-Mails und interner Kommunikation
- Interne Ermittlungen bei Verdachtsfällen: Beweisverwertung, Verhältnismäßigkeit, Beteiligung des Betriebsrats
- Datenübermittlung im Konzern und an externe Dienstleister (Auftragsverarbeitung)
- Datenpannen mit Beschäftigtendaten: Meldung nach Art. 33 DSGVO und interne Kommunikation
- Schulungen für HR-Teams zum Umgang mit Beschäftigtendaten
FAQ
Brauchen wir für jede neue Software eine Betriebsvereinbarung?
Nicht zwingend für jede, aber für deutlich mehr Systeme als viele annehmen. Sobald eine Software technisch geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das gilt nach der Rechtsprechung schon bei bloßer Eignung, nicht erst bei tatsächlicher Überwachungsabsicht. Eine IT-Rahmenbetriebsvereinbarung kann den Prozess für künftige Einführungen erheblich verschlanken.
Welche Regeln gelten für Home-Office und mobiles Arbeiten?
Wir empfehlen eine Home-Office-Betriebsvereinbarung, die regelt: welche Systeme genutzt werden dürfen, wie Datensicherheit gewährleistet wird und welche Kontrollrechte der Arbeitgeber hat. Der Betriebsrat hat hier ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Bei Arbeit aus dem Ausland kommen datenschutzrechtliche Fragen der Drittlandübermittlung hinzu.
Wie lange dürfen wir Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Nach § 15 AGG müssen Bewerbungsunterlagen so lange aufbewahrt werden, dass Sie sich im Fall einer Diskriminierungsklage (Frist: zwei Monate nach Absage) verteidigen können. Eine Aufbewahrung von drei bis sechs Monaten ist daher empfehlenswert. Danach sind die Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu löschen. Ausnahme: Der Bewerber willigt ausdrücklich in eine längere Speicherung für künftige Stellenausschreibungen ein (Talent-Pool). Diese Einwilligung muss freiwillig, jederzeit widerrufbar und dokumentiert sein.
Welche Auskunftsrechte haben Mitarbeiter über ihre Daten?
Beschäftigte haben nach Art. 15 DSGVO ein umfassendes Auskunftsrecht: Welche Daten werden gespeichert? Zu welchem Zweck? An wen wurden sie weitergegeben? Wie lange werden sie aufbewahrt? Die Auskunft muss innerhalb eines Monats erfolgen und ist grundsätzlich kostenfrei. Auch E-Mails, Notizen in HR-Systemen oder Bewertungen können betroffen sein. Ausnahmen gelten für Geschäftsgeheimnisse und Daten Dritter. Wir unterstützen Sie bei der rechtssicheren Beantwortung solcher Anfragen.
Dürfen wir dienstliche E-Mails unserer Mitarbeiter kontrollieren?
Das hängt wesentlich davon ab, ob die private Nutzung erlaubt ist. Bei rein dienstlicher Nutzung sind stichprobenartige Kontrollen unter Beachtung der Verhältnismäßigkeit eher möglich. Ist die Privatnutzung erlaubt oder geduldet, gelten deutlich strengere Maßstäbe. In jedem Fall gilt: klare Regelung vorab, Beteiligung des Betriebsrats und Dokumentation. Anlasslose Totalüberwachung ist unzulässig.
Wie läuft die Beratung ab?
In einem ersten Gespräch erörtern wir gemeinsam Ihr Anliegen, sei es die Einführung eines neuen Systems, ein Konflikt mit dem Betriebsrat oder eine konkrete Datenschutzfrage aus der Personalabteilung. Wir zeigen Ihnen die Rechtslage auf und entwickeln eine praxistaugliche Lösung. Gerne übernehmen wir auch die Verhandlung mit dem Betriebsrat, die Erstellung der erforderlichen Dokumente und die laufende Begleitung Ihrer HR-Prozesse.