In Deutschland wurde dem Schutz von Hinweisgebern (Whistleblowern) lange Zeit nicht viel Bedeutung beigemessen. Oft zögerten Arbeitnehmer, die bei ihrer Arbeit auf rechtliche Verstöße stießen, diese zu melden oder dagegen vorzugehen. Die Ursache hierfür lag in der Befürchtung vor negativen Folgen und Diskriminierung. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz strebt die Bundesregierung nun an, diesen Umstand zu ändern (Europäische Hinweisgeberrichtlinie (EU) 2019/1937).

 

Das Wichtigste in Kürze

  • Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.
  • Unternehmen werden dazu verpflichtet Whistleblowing in einem geschützten Rahmen zu ermöglichen, um gegen Rechtsverstöße im Arbeitskontext vorzugehen.
  • Unternehmen mit über 50 Beschäftigte mussten die gesetzlichen Vorgaben bis zum 17. Dezember 2023 wirksam umsetzen.
  • Über Hinweisgebersysteme werden eine Vielzahl von Daten verarbeitet, bei denen es sich in aller Regel um personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO handelt.

 

Hintergrund

Ein Whistleblower ist jede natürliche Person, die über Kenntnisse von Verstößen oder illegalen Vorgängen innerhalb eines Unternehmens verfügt. Diese Personen spielen eine entscheidende Rolle, indem sie solche Informationen an interne Meldestellen innerhalb des Unternehmens oder an externe Stellen, wie zuständige Behörden, weiterleiten. Die Bereitstellung dieser Hinweise ist von großer Bedeutung, da sie dazu beiträgt, Missstände, rechtswidrige Handlungen oder unethische Praktiken in Unternehmen aufzudecken. Dies schützt nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch die Gesellschaft im Allgemeinen.

Whistleblower setzen sich jedoch oft erheblichen Risiken aus, wenn sie Missstände aufdecken. Sie können Repressalien, Vergeltungsmaßnahmen oder Stigmatisierung am Arbeitsplatz oder in der Gesellschaft ausgesetzt sein. Angesichts dieser Risiken war die Einführung eines Hinweisgeberschutzgesetzes dringend notwendig. Dieses Gesetz zielt darauf ab, Personen, die im öffentlichen Interesse handeln und dazu beitragen Missstände zu beheben, zu schützen und ihnen Sicherheit zu geben. Es soll dabei helfen, dass Whistleblower ohne Angst vor negativen Konsequenzen agieren können. Dadurch wird nicht nur ihre individuelle Sicherheit gewährleistet, sondern auch ein wichtiger Beitrag zur Aufrechterhaltung von Transparenz und Integrität in Unternehmen und anderen Organisationen geleistet.

 

Whistleblowing Richtline richtig umsetzen

In Deutschland wurde ein System etabliert, das es Mitarbeitern aller Unternehmenermöglicht, sich an externe Meldestellen zu wenden. Diese externen Meldestellen sind in der Regel spezifische Bundes- oder Landesbehörden, die für das jeweilige Thema zuständig sind. Beispiele hierfür sind das Bundesamt für Justiz, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder das Bundeskartellamt. Diese Einrichtungen dienen als Anlaufstellen für Whistleblower, die Missstände in Unternehmen melden möchten.

Unternehmen mit mindestens 50 Angestellten sind verpflichtet, eine sichere interne Meldestelle einzuführen. Dies kann beispielsweise durch das Einrichten eines speziellen Hinweisgebersystems geschehen oder durch die Beauftragung eines Datenschutzbeauftragten, der die Funktion der Meldestelle mit übernehmen kann. Diese Maßnahmen soll sicherstellen, dass Mitarbeitende einen vertraulichen und geschützten Kanal haben, um interne Missstände zu melden.

Die Frist zur Einrichtung einer solchen internen Meldestelle ist am 17. Dezember 2023 abgelaufen. Bis dahin hatten Unternehmen Zeit, um die notwendigen Systeme zu implementieren und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Bei größeren Unternehmen mit über 250 Beschäftigten ist die Umsetzung eines internen Hinweisgebersystems bereits seit dem Inkrafttreten des Gesetzes am 2. Juli 2023 erforderlich.

Darüber hinaus ist in bestimmten Branchen und Sektoren die Einrichtung eines Hinweisgebersystems unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten vorgeschrieben. Dazu gehören Unternehmen im Finanzdienstleistungssektor, im Gesundheitswesen und im Energiebereich. Auch für Regierungen und den öffentlichen Dienst gilt diese Verpflichtung.

 

Das Ziel der internen Meldestelle

Das Hauptziel des Hinweisgeberschutzsystems ist es, Mitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit zu geben, Verstöße zu melden – unabhängig davon, ob dies schriftlich, mündlich oder persönlich erfolgt. Dabei ist es von höchster Wichtigkeit, dass Meldungen vertraulich behandelt werden. Die Identität des Hinweisgebers sowie der in den Meldungen erwähnten Personen muss streng geschützt und vor unbefugter Offenlegung bewahrt werden. Arbeitgeber haben zudem die Option, ihre Meldekanäle für die Entgegennahme anonymer Meldungen einzurichten, falls dies gewünscht wird. Die Möglichkeit zur anonymen Meldung ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Jede eingegangene Meldung muss sorgfältig dokumentiert werden. Nachdem ein Hinweis eingereicht wurde, ist es erforderlich, dass der Eingang der Meldung dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigt wird. Eine detaillierte Rückmeldung, einschließlich Informationen über eventuell ergriffene Maßnahmen, muss innerhalb von drei Monaten erfolgen. Dies stellt sicher, dass der Prozess transparent und reaktionsfähig bleibt.

Die gemeldeten Verstöße werden basierend auf den Informationen des Hinweisgebers untersucht. Nach der Untersuchung müssen geeignete Folgemaßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass der gemeldete Verstoß angemessen behandelt wird. Während dieses Prozesses ist es wichtig, dass, sofern von der hinweisgebenden Person gewünscht, regelmäßiger Kontakt gehalten wird, um sie über den Fortschritt zu informieren.

Die interne Meldestelle ist dazu verpflichtet die hinweisgebende Person spätestens nach drei Monaten über die ergriffenen Maßnahmen zu informieren. Dies gewährleistet, dass die Person, die den Hinweis gegeben hat, über den Ausgang und die Konsequenzen ihrer Meldung informiert wird.

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass der Prozess der Meldung von Verstößen sowohl effektiv als auch sicher ist und die Rechte der Hinweisgeber respektiert und geschützt werden.

 

Die Rolle des Datenschutzes

Beim Einrichten interner Hinweisgebersysteme ist es für Unternehmen essentiell, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu berücksichtigen. Dies liegt daran, dass die Annahme von Hinweisen durch solche Systeme regelmäßig die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich bringt. Sollte die Meldung nicht anonym erfolgen, zählen zu diesen Daten Informationen über die Person, die den Hinweis gibt, detaillierte Beschreibungen des Sachverhalts einschließlich Angaben über Beschuldigte und andere beteiligte Personen, sowie Informationen, die aus unternehmensinternen Untersuchungen resultieren.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist dabei § 10 HinSchG.

Des Weiteren muss die Verarbeitung von Daten bei eingehenden Hinweisen im Einklang mit der DSGVO durch angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Dies umfasst die Verschlüsselung von Meldeformularen gemäß aktuellem technologischem Standard sowie die Bereitstellung einer verschlüsselten Übertragung für E-Mails. Ferner ist der Zugang zu diesen Meldungen strikt zu kontrollieren und ausschließlich für autorisierte Personen der Meldestelle vorzusehen.

Nach einer Aufbewahrungsfrist von drei Jahren sollten die Inhalte der eingegangenen Meldungen gem. Art 17 Abs. 1 DSGVO gelöscht werden. Dies muss entsprechend im unternehmenseigenen Löschkonzept festgehalten und umgesetzt werden.

 

 

Fazit

Die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Verstöße gegen die wesentlichen Bestimmungen dieses Gesetzes werden als Ordnungswidrigkeit eingestuft. Je nach Art und Schwere des Verstoßes können Bußgelder von bis zu 50.000 Euro verhängt werden. Es ist also von größter Wichtigkeit, das Thema Whistleblowing ernst zu nehmen, insbesondere auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive. Unternehmen sind verpflichtet, die Hinweisgeber zu schützen und gleichzeitig sichere Meldesysteme zu implementieren. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern dient auch dazu, weiterhin von den wertvollen Beiträgen der Hinweisgeber profitieren zu können.

Neben dem Schutz der Hinweisgeber ist es ebenso wichtig, die erforderlichen Meldekanäle bereitzustellen. Das Nichtvorhandensein solcher Kanäle kann ebenfalls sanktioniert werden. Deshalb sollten Unternehmen diese Meldekanäle rechtzeitig einrichten und klare Prozesse für den Umgang mit eingehenden Meldungen etablieren. Das Hinweisgeberschutzgesetz ermöglicht es ausdrücklich, den internen Meldekanal durch einen qualifizierten externen Dienstleister betreiben zu lassen. Diese Option kann für Unternehmen eine praktikable Lösung sein, um den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen und gleichzeitig die internen Ressourcen zu schonen.

Falls Sie Fragen zum Hinweisgeberschutz haben oder sich zu diesem Thema beraten lassen möchten, bieten wir Ihnen gerne unsere Unterstützung an. Eine fachkundige Beratung kann entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig ein sicheres und unterstützendes Umfeld für Hinweisgeber schafft. Indem Sie die richtigen Schritte unternehmen, tragen Sie nicht nur zum Schutz der Hinweisgeber bei, sondern stärken auch die Integrität und das Vertrauen innerhalb Ihrer Organisation.

 

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